Ogólną (ustawową) podstawę naliczania odsetek za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego stanowi art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego.
Odsetki są świadczeniem, które jest uboczne wobec świadczenia głównego. Warunkiem ich powstania jest bowiem istnienie długu głównego i jego wymagalność. Mają jednak autonomiczny wobec niego charakter, który objawia się przede wszystkim w tym, że po swoim powstaniu mają charakter samodzielny wobec roszczenia głównego. Wynika to z ich charakteru jako świadczenia okresowego (tj. świadczenie powtarzalne należne za określony okres czasu).
Odsetki za opóźnienie spełniają dwie funkcje. Po pierwsze są sankcją dla dłużnika za nieterminowe regulowanie płatności, po drugie stanowią zadośćuczynienie dla wierzyciela, który nie otrzymał należnego świadczenia pieniężnego w terminie.
Skutki opóźnienia w zapłacie świadczenia pieniężnego są dla dłużnika dotkliwe, gdyż w każdym wypadku jego wystąpienia wierzyciel może domagać się zapłaty na swoją rzecz świadczenia ubocznego w postaci odsetek za opóźnienie. Sam fakt opóźnienia przesądza o tym, że wierzycielowi należą się odsetki. Obojętne jest to, czy jest ono spowodowane okolicznością, za którą dłużnik ponosi odpowiedzialność.
Dłużnik nie może zwolnić się z odpowiedzialności, wskazując, że nie ponosi winy za okoliczności, które spowodowały opóźnienie. Dłużnik nie może zwolnić się z odpowiedzialności także przez fakt wykazania braku szkody po stronie wierzyciela. Co za tym idzie, wierzyciel nie musi udowadniać, że w wyniku tego poniósł jakąkolwiek szkodę.
Należy jednak pamiętać, że odsetki za opóźnienie należą się jedynie od zobowiązań, w których przewidziane jest świadczenie o charakterze pieniężnym. Odsetki odnoszą się więc do zapłaty za towar, wykonaną usługę lub dzieło.
Wysokość należnych odsetek określa przede wszystkim stopa procentowa, na jaką zostały one zastrzeżone. W braku określenia tej stopy umownie należą się odsetki ustawowe za opóźnienie, które określa art. 481 § 2 KC. Przepis ten odsyła do stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i określa wysokość odsetek jako sumę tej stopy referencyjnej i 5,5 punktów procentowych. Aby ułatwić podmiotom prawa cywilnego dokładne wyliczenie wysokości tych odsetek, ustawodawca zgodnie z art. 481 § 24 KC przyjął, że wysokość ta jest ogłaszana przez Ministra Sprawiedliwości w drodze obwieszczenia w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”. Od 9 kwietnia 2020 roku wysokość odsetek ustawowych uległa zmianie (patrz).
Jednocześnie nowy art. 481 § 21 KC określa – na wzór art. 359 § 21 KC – maksymalną wysokość odsetek za opóźnienie. W stosunku rocznym nie może ona przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie.
W sytuacji gdy umownie ustalona wysokość odsetek za opóźnienie przekracza wysokość odsetek maksymalnych za opóźnienie, należą się wierzycielowi odsetki maksymalne za opóźnienie.
Kiedy przedawniają się odsetki?
Początkiem istnienia roszczenia o odsetki jest dzień wymagalności świadczenia głównego. Roszczenie o zapłatę odsetek za opóźnienie, chociaż powstaje z pierwszym dniem opóźnienia, staje się wymagalne osobno w każdym dniu opóźnienia i w związku z tym przedawnia się osobno za każdy taki dzień. W związku z czym przedawnienie następuje po 3 latach.
Co więcej, z uwagi na fakt, że odsetki są świadczeniami okresowymi, ich okres przedawnienia mija niezależnie od przedawnienia roszczenia głównego. Ma to istotne znaczenie w stosunkach, gdzie okres przedawnienia jest dłuższy niż wspomniane 3 lata. W takim wypadku warto podejmować czynności zmierzające albo do odzyskania należności przed upływem okresu albo przerwać bieg przedawnienia.
Pamiętać należy jednak, że odsetki nie mogą być liczone od świadczenia głównego po chwili, w której uległo ono przedawnieniu. Nie zamyka to drogi do dochodzenia od dłużnika odsetek, które powstały przed tą chwilą.